Integrare i sistemi dopo un'acquisizione: da dove partire.

Il closing è firmato. Il lunedì dopo il controller chiede una cosa semplice: il fatturato del mese delle due aziende, sommato. Servono tre giorni, due file Excel e una telefonata al vecchio amministratore.

Le due aziende hanno gestionali diversi, codici articolo diversi, clienti scritti in modo diverso. Spesso nessuno ha ancora chiaro chi ha le password, quali licenze sono intestate a chi, quali contratti cambiano con il nuovo proprietario. Viene voglia di unire tutto subito. Di solito è l'errore.

Che tipo di acquisto è

Prima di toccare i sistemi, capisci cosa hai acquistato: da questo dipende chi è titolare di contratti, dipendenti e dati.

Se si acquista un ramo, conta che sia un'attività autonoma e organizzata, non una somma di contratti e di persone.

Cosa guardare prima del closing

Nei primi 30 giorni: garantire continuità e gestire le urgenze

Nei primi giorni l'obiettivo è garantire continuità operativa e ottenere dati confrontabili, mentre si prepara il piano di integrazione. Conviene:

• individuare gli accessi privilegiati e le relative dipendenze, trasferire quelli necessari su account controllati dall'impresa, verificare che i servizi funzionino e revocare quelli non più autorizzati;
• verificare che esista un backup recente e che si sappia ripristinare;
• scegliere tre o cinque numeri comuni, come fatturato, margini e ordini aperti, e scrivere come si calcolano;
• rimandare la migrazione del gestionale, salvo motivi per farla prima, e intervenire sui sistemi di produzione solo per le urgenze.

Poi si unisce, in questo ordine

1. 01 / 04

   I numeri

   Un solo modo di calcolare margini e ordini per le due aziende, con la stessa cadenza.

2. 02 / 04

   Le anagrafiche

   Clienti, fornitori e articoli con gli stessi codici, o con una tabella di corrispondenza.

3. 03 / 04

   I flussi

   Ordini, magazzino e produzione che passano da un sistema all'altro senza ribattere a mano.

4. 04 / 04

   La scelta sul gestionale

   Solo dopo si decide se mantenere i gestionali collegati, sostituirne uno o adottare un sistema comune, valutando costi, benefici e vincoli operativi.

Due cose da non dimenticare: dati personali e sicurezza

Dati personali. In caso di trasferimento degli archivi a un nuovo titolare, verifica con il consulente privacy contenuti e tempi dell'informativa, oltre alle condizioni per utilizzare i dati trasferiti. Se hai acquistato le quote, la società resta titolare, ma conviene rivedere ruoli e fornitori.

Sicurezza. Collegare le reti vuol dire collegare anche i rischi. Finché non c'è un elenco dei sistemi, tieni separate le reti e limita gli accessi remoti. C'è anche un effetto sulla NIS2: nel calcolo delle soglie i dati delle imprese collegate si sommano, quindi un'acquisizione può far rientrare nel perimetro chi prima ne era fuori. Ne parliamo nella guida NIS2 per le imprese industriali: chi rientra e cosa fare.

Un esempio illustrativo

Un'impresa meccanica acquisisce un'azienda più piccola, con 60 dipendenti, un altro gestionale e due macchine collegate a un sistema di produzione con accesso remoto del fornitore.

Nel primo mese non migra niente. Elenca gli accessi e scopre che un fornitore ha ancora credenziali di amministrazione intestate al vecchio titolare. Prima di revocarle verifica da cosa dipendono, trasferisce quelle necessarie su account controllati dall'impresa, controlla che assistenza e produzione funzionino e solo dopo revoca le altre.

Prova il ripristino del backup del sistema di produzione e scopre che non funziona: lo sistema prima di ogni altra cosa. Poi definisce margini e ordini allo stesso modo nelle due aziende, e solo dopo prepara la tabella di corrispondenza degli articoli.

Chi dirige l'integrazione

Nomina un responsabile dell'integrazione e coinvolgi i referenti di entrambe le aziende per amministrazione, IT e produzione. Ogni attività deve avere un responsabile, una scadenza e un criterio di completamento. Le persone dell'azienda acquisita contano anche per recuperare ciò che nessun inventario contiene: eccezioni nei processi, elaborazioni manuali, dipendenze dai fornitori.

Da dove partire

1. Scrivi se è un acquisto di quote o di azienda, e cosa cambia per contratti, dipendenti e dati.
2. Entro il primo mese fai l'elenco di account, accessi, licenze e backup dell'azienda acquisita.
3. Scegli tre numeri comuni e scrivi come si calcolano.

Con l'acquisizione si cresce di dimensione: i sistemi devono crescere con ordine, un passo per volta. Con il workshop Integrazione in 100 giorni PPK definisce con te le priorità dei primi 100 giorni: sistemi da mantenere operativi, dati da rendere confrontabili, collegamenti da realizzare e decisioni da prendere, con responsabili e scadenze.